Nuo ko pradėti AI automatizavimą įmonėje

Pirmą automatizavimo užduotį verta rinktis ne pagal technologiją, o pagal darbą: pradėkite nuo vienos užduoties, kuri jūsų komandai reguliariai atima laiko.

1. Užrašykite pasikartojančius darbus

Paprašykite kelių komandos narių savaitę žymėti darbus, kurie kartojasi. Nereikia sudėtingų lentelių — užtenka trumpo sąrašo: kas tai per darbas, kaip dažnai jis vyksta ir kiek laiko užima.

Dažniausiai sąraše atsiranda tokie dalykai:

• užklausų perskaitymas ir perdavimas atsakingam žmogui;
• duomenų perkėlimas iš el. laiškų ar PDF į lentelę ar CRM;
• tų pačių klausimų atsakinėjimas klientams;
• priminimų ir būsenų atnaujinimų siuntimas;
• informacijos paieška vidiniuose dokumentuose.

2. Įvertinkite tris dalykus

Kiekvienam darbui užduokite tris klausimus:

1. Dažnumas. Ar tai vyksta kasdien, kas savaitę, ar kartą per mėnesį? Kuo dažniau, tuo didesnė nauda.
2. Aiškumas. Ar galite paaiškinti taisykles naujam darbuotojui per pusvalandį? Jei ne, pirmiausia reikės susitarti dėl proceso.
3. Klaidos kaina. Kas nutiks, jei sistema suklys? Jei pasekmės rimtos, žmogaus patvirtinimas yra būtinas.

Geriausias pirmas kandidatas — dažnas, gana aiškus darbas, kurio klaidą lengva pastebėti ir ištaisyti.

3. Patikrinkite, ar turite reikiamą informaciją

Automatizacijai reikia prieigos prie sistemų, o AI agentui — patikimų šaltinių. Jei jūsų kainodara, grąžinimo taisyklės ar procedūros yra keliose skirtingose vietose ir prieštarauja viena kitai, pirmasis darbas bus jas sutvarkyti. Tai naudinga ir be AI.

4. Pasirinkite tinkamą sprendimo tipą

Ne kiekvienai užduočiai reikia AI. Jei taisyklės aiškios („gavus formą — sukurk įrašą CRM“), užtenka paprastos automatizacijos. AI reikalingas, kai reikia suprasti laisvą tekstą, dokumentą ar klausimą. Plačiau apie tai — gide „AI agentas ar paprasta automatizacija?“.

5. Organizuokite mažą pilotą

Pilotas — tai ribota versija, kuri dirba su realiais duomenimis, bet maža apimtimi. Prieš pradėdami susitarkite:

• kokia tiksliai užduotis automatizuojama ir kas į ją neįeina;
• kaip suprasite, kad pilotas pavyko (pavyzdžiui, kiek atvejų reikėjo taisyti);
• kas jūsų pusėje peržiūri rezultatus;
• kada priimsite sprendimą plėsti, keisti ar sustabdyti.

6. Neužmirškite žmonių

Komanda turi suprasti, kodėl keičiamas procesas ir kas keičiasi jų darbe. Geriausiai veikia sprendimai, kuriuos kuriant dalyvavo žmonės, atliekantys tą darbą kasdien.

Trumpai

• Pradėkite nuo vienos dažnos, aiškios užduoties.
• Sutvarkykite informaciją, kuria remsis sistema.
• Rinkitės paprasčiausią veikiantį sprendimą.
• Išbandykite mažai ir spręskite pagal rezultatus.

Jei norite, kad šį darbą atliktume kartu, tam skirtas procesų ir AI galimybių auditas.